Datenschutzerklärung des Absolventenvereins

In dieser Datenschutzerklärung informieren wir dich darüber, wie wir deine personenbezogenen Daten verarbeiten – von der Verifizierung deiner Schulzugehörigkeit über die Aufnahme in den Verein, während deiner aktiven Mitgliedschaft bis hin zu Vereinsveranstaltungen und der Löschung deiner Daten nach einem etwaigen Austritt.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

2.1. Datenverifizierung

Wir verarbeiten deine personenbezogenen Daten auf Grundlage deiner Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für folgende Zwecke:

• Prüfung und Bestätigung deiner Zugehörigkeit zur Sir Karl Popper Schule (Verifizierung deiner Absolventenschaft bzw. aktuellen Schülerschaft) und
• Ermöglichung und Abwicklung deines Beitritts zum Absolventenverein (siehe dazu auch noch unten).

Im Rahmen der Verifizierung geben wir deine Daten auf Grundlage deiner Einwilligung an die Sir Karl Popper Schule am Wiedner Gymnasium (Wiedner Gürtel 68, A-1040 Wien) weiter. Die Schule bestätigt dem Verein lediglich, ob deine Angaben zutreffend sind. Eine darüber hinausgehende Verarbeitung deiner Daten durch die Schule erfolgt nicht. Eine Weitergabe an sonstige Dritte oder eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR erfolgt nicht. Wenn Du das Single-Sign-On (SSO) der Sir Karl Popper Schule verwendest, werden uns diese Daten direkt von der Schule übermittelt.

Nach erfolgreicher Verifizierung leitet der Absolventenverein die weiteren Schritte ein, um deine Mitgliedschaftsanfrage zu bearbeiten, damit du Vereinsmitglied wirst.

Sofern eine Verifizierung über die Schule nicht möglich ist (z.B. weil die übermittelten Daten nicht mit den bei der Schule vorhandenen Daten übereinstimmen), wirst du hierüber informiert. In diesem Fall kann – ausschließlich mit deiner ausdrücklichen, gesonderten Zustimmung – eine alternative Verifizierung eingeleitet werden. Dabei können folgende zusätzliche Personen kontaktiert werden:

• der zuständige Klassenvorstand (soweit ermittelbar); und/oder
• ehemalige Mitschüler:innen, die deine Schulzugehörigkeit bestätigen können.

An diese Personen werden nur die für die Verifizierung unbedingt erforderlichen Daten (i.d.R. Name, Zeitraum des Schulbesuchs) übermittelt.

Die alternative Verifizierung erfolgt nur auf deine ausdrückliche, vorherige Zustimmung hin, die du jederzeit verweigern kannst. Eine Verweigerung hat keine negativen Auswirkungen auf dich, außer dass eine Verifizierung und damit ein Vereinsbeitritt nicht möglich ist, wenn auch keine andere Bestätigungsmöglichkeit besteht.

2.2. Aufnahme in den Verein

Nach erfolgreicher Verifizierung deiner Schulzugehörigkeit erfolgt die Aufnahme als Vereinsmitglied. Die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten im Rahmen des Aufnahmeverfahrens basiert auf folgender Rechtsgrundlage:

• Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Die Verarbeitung ist zur Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses erforderlich. Mit deinem Beitrittsantrag und dessen Annahme kommt ein Mitgliedschaftsvertrag zwischen dir und dem Verein zustande, dessen Anbahnung bzw. Durchführung die Verarbeitung deiner Daten erfordert.

Die Verarbeitung dient dem Zweck, deine Mitgliedschaft ordnungsgemäß zu begründen, die erforderlichen Mitgliedschaftsunterlagen zu erstellen und dich in die Vereinsstrukturen aufzunehmen.

2.3. Datenverarbeitung als aktives Vereinsmitglied

Während deiner aktiven Mitgliedschaft verarbeiten wir deine personenbezogenen Daten auf Grundlage des Mitgliedschaftsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an einer ordnungsgemäßen Vereinsführung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) für folgende Zwecke:

• Führung der Mitgliederliste: Wir führen eine interne Mitgliederdatenbank, in der dein Name, deine Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, ggf. Postadresse und Telefonnummer) sowie dein Maturajahrgang bzw. Zeitraum des Schulbesuchs sowie ggf. weitere von dir bekanntgegebene Daten verzeichnet sind. Diese Liste dient der Vereinsverwaltung und der Kontaktpflege mit den Mitgliedern.
• Zusendung mitgliedsrelevanter Informationen: Wir verwenden deine Kontaktdaten, um dir mitgliedsrelevante Informationen zuzusenden. Dazu gehören insbesondere Einladungen zur Mitgliederversammlung, Rundschreiben des Vereins, Informationen über Vereinsveranstaltungen, der Vereins-Newsletter sowie sonstige Vereinsmitteilungen, die für deine Mitgliedschaft von Bedeutung sind.

2.4. Foto- und Videoaufnahmen bei Vereinsveranstaltungen

Bei Vereinsveranstaltungen können Foto- und Videoaufnahmen angefertigt werden. Diese Aufnahmen können Veröffentlichungen dienen, insbesondere:

• Berichterstattung auf der Website des Vereins;
• Veröffentlichung auf den Social-Media-Plattformen des Vereins (Facebook, Instagram, LinkedIn und TikTok).

Bei Veranstaltungen, die gemeinsam mit der Sir Karl Popper Schule veranstaltet werden, ist auch eine Veröffentlichung auf der Website und den Social-Media-Kanälen der Schule möglich.

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Öffentlichkeitsarbeit und Dokumentation der Vereinsaktivitäten, der Pflege des Gemeinschaftsgefühls unter den Mitgliedern sowie der Information der Öffentlichkeit über das Vereinsleben.
Zweck: Die Foto- und Videoaufnahmen dienen der Dokumentation von Vereinsveranstaltungen, der Berichterstattung über das Vereinsleben und der Mitgliederkommunikation. Durch die Veröffentlichung auf unserer Website und in sozialen Medien möchten wir das Vereinsleben sichtbar machen, das Gemeinschaftsgefühl stärken und Interessierte über unsere Aktivitäten informieren.

Deine Rechte bezüglich der Fotos: Du hast das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO). Wenn du nicht auf Fotos oder Videos erscheinen möchtest, kannst du dies vor oder während einer Veranstaltung einem Vorstandsmitglied des Absolventenvereins oder einem sonstigen für die Veranstaltung Verantwortlichen mitteilen. Bereits veröffentlichte Aufnahmen werden auf deinen Wunsch hin entfernt, sofern dein Interesse am Schutz deiner Persönlichkeitsrechte unser Interesse an der Veröffentlichung überwiegt. Wende dich hierzu bitte per E-Mail an popperabsolventen@gmail.com.

3. Kategorien verarbeiteter Daten

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten, die du uns im Rahmen deiner Anmeldung mitteilst:

• Vor- und Nachname;
• Zeitraum des Schulbesuchs (z.B. Maturajahrgang);
• Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, Postadresse), sofern von dir angegeben;

Daneben verarbeiten wir die folgenden weiteren Datenkategorien:

• Lichtbilder (Fotos), sofern du bei Vereinsveranstaltungen fotografiert wirst (näheres hierzu siehe Abschnitt 2.4 “Foto- und Videoaufnahmen bei Vereinsveranstaltungen”);
• Daten aus dem Single-Sign-On (SSO) der Sir Karl Popper Schule: Wenn du dich über das SSO der Popperschule anmeldest, werden folgende Daten vom SSO automatisch an den Absolventenverein übertragen: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Jahrgang, Benutzername aus dem Schulnetzwerk und Schul-E-Mail-Adresse (wenn vorhanden).
• etwaige sonstige von dir freiwillig angegebene Daten.

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zur Erfüllung unserer Aufgaben und zur Erbringung unserer Vereinsleistungen setzen wir folgende Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO ein:

• IT-Dienstleister zur Datenspeicherung und zum Datenhosting (z.B. für den Betrieb unserer Website und die Speicherung von Mitgliederdaten);
• Newsletter-Dienstleister für den Versand des Vereins-Newsletters an unsere Mitglieder.

Eine Übermittlung deiner Daten in Drittländer außerhalb der EU/des EWR erfolgt grundsätzlich nicht. Sollte dies im Einzelfall erforderlich sein, erfolgt die Übermittlung nur auf Grundlage geeigneter Garantien (z.B. Standardvertragsklauseln der EU-Kommission) – Auskunft dazu erhältst du über die oben genannten Kontaktdaten.

5. Speicherdauer

Nach deinem Austritt aus dem Verein löschen wir deine personenbezogenen Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Im Einzelnen gilt:

• Kontaktdaten und Mitgliedschaftsdaten: Diese werden unverzüglich nach Beendigung der Mitgliedschaft aus der aktiven Mitgliederliste entfernt.
• Gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, werden die betroffenen Daten für die Dauer der jeweiligen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten gelöscht. Derzeit gehen wir nicht davon aus, dass gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Laufende Streitigkeiten oder Verfahren: Sollte bei deinem Austritt eine dich betreffende Streitigkeit oder gar ein gerichtliches oder behördliches Verfahren anhängig sein oder unmittelbar drohen, bewahren wir die dafür relevanten Daten bis zum Ende der Streitigkeit oder des Verfahrens auf.
• Foto- und Videoaufnahmen: Bereits veröffentlichte Fotos und Videos, auf denen du abgebildet bist, werden auf deinen Wunsch hin entfernt. Teile uns dies bitte per E-Mail an popperabsolventen@gmail.com mit.

Nach Ablauf sämtlicher Aufbewahrungsfristen werden deine personenbezogenen Daten vollständig und unwiderruflich gelöscht oder anonymisiert.

Wenn die Verifizierung nicht erfolgreich ist bzw. du nicht Mitglied im Absolventenverein wirst, erfolgt eine unverzügliche Löschung nach Abschluss des Verifizierungsverfahrens bzw. sobald feststeht, dass du nicht Vereinsmitglied wirst, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Deine Rechte als betroffene Person

Du hast folgende Rechte hinsichtlich deiner personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Du kannst Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten wir über dich gespeichert haben.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Du kannst die Berichtigung unrichtiger Daten sowie die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Du kannst die Löschung deiner Daten verlangen, sofern diese für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind oder du deine Einwilligung widerrufen hast.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Du kannst unter bestimmten Voraussetzungen verlangen, dass die Verarbeitung deiner Daten eingeschränkt wird.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Du kannst unter bestimmten Voraussetzungen verlangen, dass deine Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format an dich oder an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden.
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Du kannst unter bestimmten Voraussetzungen der Verarbeitung deiner Daten widersprechen.

Zur Ausübung dieser Rechte wende dich bitte per E-Mail an popperabsolventen@gmail.com oder schriftlich an die oben genannte Adresse des Vereins.

7. Widerrufsrecht

Sofern die Verarbeitung auf deiner Einwilligung beruht, hast du das Recht, diese Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen zu widerrufen. Der Widerruf kann formlos erfolgen, z.B. per E-Mail an popperabsolventen@gmail.com oder per Post an die oben genannte Adresse. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Du hast das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen, wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten gegen die DSGVO oder das österreichische Datenschutzgesetz (DSG) verstößt.

Die für Österreich zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42, 1030 Wien
Website: www.dsb.gv.at

9. Freiwilligkeit der Datenbereitstellung

Die Bereitstellung deiner personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Die Angabe deiner Daten und die Erteilung der Einwilligung erfolgen freiwillig. Wenn du deine Daten nicht bereitstellst oder (wo die Verarbeitung auf deiner Einwilligung beruht) die Einwilligung nicht erteilst, können wir deine Schulzugehörigkeit nicht verifizieren. In diesem Fall ist eine Mitgliedschaft im Absolventenverein nicht möglich.